ما هي مهام واختصاصات ادارة الشؤون الادارية وماهو الهيكل التنظيمي للشؤون الادارية ؟مع ذكر بعض نماذج الشؤون الادارية.
مهام ادارة الشؤون الادارية *
- وضع وصيانة و تعديل الاجراءات الداخلية والسياسات المتبعة داخل المنظمة
- الحفاظ على العلاقات المهنية بين الموظفين انفسهم والموظفين والادارة بشكل عام واداراتهم بشكل خاص
- تقديم الخدمات الادارية كافة من تصوير واستنساخ وارشفة , نقل وتوصيل , صيانة وصيانة دورية
- التجهيز الداخلي , من ضمن واجبات الشؤون الادارية ويشمل ذلك تجهيز القرطاسية والاجهزة الالكترونية الخاصة بالعمل مثل الحواسيب واجهزة التصوير واجهزة المسح الضوئي والطابعات الملونة وورق الطبع , اضافة لتجهيز المرافق الخاصة بالشركة بالمستلزمات المساعدة مثل المحارم والمعطرات والمنظفات وزرع الزينة واللمبات الاحتياطية وغيرها
- صيانة سيارت الشركة الخاصة بالعمل
- التعاقد مع الموردين
- الارشفة : حيث تضع الشركات قسم الارشفة احيانا ضمن قسم الشؤون الادارية وكل مايتعلق بهذا المفصل من عمل
- التعاقد مع شركات تجهيز الانترنيت
- التعاقد مع شركات الموبايل وكل مايتعلق بهذه الوظيفية من عمليات تعبئة واعادة شحن ودفع فواتير
- تكون الادارة مسؤولة عن الكافتريا الخاصة بالشركة وكل وظائفها
- يكون القسم مسؤولا عن النظافة في الشركة وكل اعمالها ومهامها
- يكون القسم مسؤولا عن اعمال السكرتاريا في الشركة وكل مهامها ومن ضمنها الاستقبال وارسال الدعوات الرسمية
- يعمل قسم الشؤون الادارية بشكل مقرب جدا من قسم الموارد البشرية والتوظيف اكثر من قربه من باقي الاقسام واحيانا تضع بعض الشركات هذا القسم تحت ادارة قسم الموارد البشرية او تدمجهم بقسم واحد ( وانا شخصيا لست مع هذه النظرية ) حيث يقوم قسم الشؤون الادارية بتولي امور المقابلات وحفظ ملفات الموظفين العاملين وحفظ اوامر التعيين والاستقالة , وكتب الشكر والانذارات , لتقوم ادارة الموارد البشرية بالاستقطاب وجذب الخبرات والمهارات ووضع خطط التعيين والتخطيط لاحتياجات الاقسام والخ
- لادارة الشؤون الادارية جانب مالي تعمل ضمنه ولكن لايعارض ادارة الموارد المالية او المحاسبة , وذلك لان من ضمن عمل القسم موضوع السؤال هو المشتريات والصيانة لذلك فهي تكون مسؤولة عن ميزانية مصغرة لهذا الامور يتم دمجها مع الميزاينة العامة للشركة تحت بند النفقات العامة
- الحراسة والامن الخاص بالشركة وفروعها
- ايحانا قسم تكنلوجيا المعلومات في حال كانت الحاجة له ليس كبيرة فيضم ضمن قسم الشؤون الادارية
الهيكل التنظيمي لقسم الشؤون الادارية *
يتوقف هيكلها على امرين , الاول هو حجم
المنظمة , والثاني هو الوظائف التي تم ذكرها اعلاه وبكل الاحوال ممكن ان
نضع هيكل متوسط لتلك الادارة يتكون من
- مدير الادارة او مدير الشؤون الادارية
- مسؤول الصيانة , وضمن مسؤوليته عدد من الفنيين
- مسؤول النظافة , وتحت مسؤوليته عدد من المنظفين
- مسؤول الكافتريا ومعه مساعد ذو خبرة
- مسؤول االمشتريات وتحت امرته فريق من الموظفين
- محاسب اقدم
- رئيس سواق اقدم وتحت مسؤوليته مجموعة من السواق
- مسؤول الامن والحراسة وتحت مسؤوليته عدد من الافراد
- مسؤول الارشيف وتحت مسؤوليته عدد من الافراد
مع التقدير
ياحباب لو سمحتو رسلو ببعض نماذج الشوون الاداريه الخاصه بالعمل اليومي مثل عقد العمل و نموذج طلب اجازه وغيره
ردحذف